Geschäftsordnung
Präambel
Diese Geschäftsordnung ergänzt die Statuten des Vereins und regelt die interne Organisation, Abläufe sowie Compliance-Grundsätze. Sie dient der transparenten, effizienten und gesetzeskonformen Führung des Vereins gemäß dem österreichischen Bundesgesetz über Vereine (Vereinsgesetz 2002 – VerG).
Diese Geschäftsordnung wurde vom Vereinsvorstand in seiner Sitzung am 29. Mai 2026 einstimmig beschlossen und gilt ab 1. Juni 2026.
§1 Geltungsbereich
(1) Diese Geschäftsordnung gilt für alle
Organe, Funktionsträger:innen und Mitarbeiter:innen des Vereins.
(2) Sie wird vom Vereinsvorstand beschlossen.
§2 Grundsätze der Vereinsführung
(1) Der Verein handelt ausschließlich
gemeinnützig, nicht gewinnorientiert und im Einklang mit seinen Statuten.
(2) Die Tätigkeit basiert auf Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.
(3) Interessenkonflikte sind grundsätzlich zu vermeiden bzw. ehestmöglich
gegenüber dem Vereinsvorstand offenzulegen. Dieser entscheidet über die weitere
Vorgangsweise.
§3 Organe des Vereins
(1) Die Organe des Vereins sind gem. Statuten:
- die Generalversammlung
- der Vorstand
- die Rechnungsprüfer
- das Schiedsgericht
(2) Bestellung, Aufgaben und Zuständigkeiten richten sich nach den Statuten.
§4 Vorstand
(1) Der Vorstand ist für die operative Führung
des Vereins verantwortlich.
(2) Sitzungen finden regelmäßig statt, Beschlüsse können auch auf dem Umlaufweg
(per E-Mail) gefasst werden.
(3) Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit
kommt dem Vereinspräsidenten das Dirimierungsrecht zu.
(4) Über jede Sitzung ist ein Protokoll zu führen.
§5 Finanzgebarung
(1) Die Mittel des Vereins dürfen nur für
statutarische sowie von Fördergeber:innen oder Sponsor:innen gewidmete Zwecke im
Einklang mit den Vereinszielen verwendet werden.
(2) Die organschaftlichen Mitglieder dürfen keine Gewinnanteile erhalten. Der
Verein darf seine Mittel weder für die
unmittelbare noch für die mittelbare Unterstützung oder Förderung politischer
Parteien verwenden.
(3) Finanzielle Entscheidungen sind vom Vorstand zu beschließen. Für Ausgaben
des laufenden Vereinsbetriebes ist der/die Generalsekretär:in ermächtigt,
gegen Erbringung von Belegen über max.
700 Euro je Vorgang selbstständig zu verfügen; Vorstandsbeschlüsse für
derartige Ausgaben sind im Nachhinein zu erwirken und im Protokoll der
folgenden Vorstandssitzung zu vermerken.
(4) Eine ordnungsgemäße Buchführung ist sicherzustellen.
(5) Jahresabschlüsse sind zeitgerecht zu erstellen. Die Gebarung wird von
zwei unabhängigen Rechnungsprüfern
geprüft. Jahresabschlüsse und Prüfungsergebnisse werden der Generalversammlung jeweils im 1. Halbjahr des
dem Berichtsjahr folgenden Jahres vorgelegt.
(6) Beschaffungen für die Wiener Polizei, gleichermaßen, ob diese aus Förder-
oder Vereinsmitteln finanziert werden, unterliegen betr. Auswahl,
Bestellvorgang, Überprüfung von Lieferungen und Rechnungen etc. der
Administration sowie der Verantwortung der jeweils zuständigen Abteilung der
Landespolizeidirektion Wien und damit jenen rechtlichen Rahmenbedingungen, die
primär im Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) definiert sind. Bei
Finanzierung von substanziellen Sachwerten ist eine Genehmigung des
Bundesministeriums für Inneres einzuholen. Sachwerte gehen grundsätzlich in die
alleinige Verfügung der Wiener Polizei über. Dies wird in Schenkungsakten,
Überlassungs-vereinbarungen und dgl. geregelt. Eine Ausnahme stellen die vom
Verein finanzierten Porträtgemälde der Wiener Landespolizeipräsidenten dar, die
der Landespolizeidirektion Wien als Dauerleihgabe zur Verfügung gestellt
werden.
§6 Zeichnungsberechtigung
(1) Die Vertretung des Vereins erfolgt gemäß
Statuten.
(2) Finanzielle Transaktionen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses und
unterliegen der Doppelzeichnung („Vier-Augen-Prinzip“).
(3) Die Zeichnungsberechtigten werden vom Vorstand nominiert.
§7 Compliance
(1) Der Verein verpflichtet sich zur
Einhaltung aller gesetzlichen Bestimmungen.
(2) Korruption, Untreue und Missbrauch von Mitteln sind strikt untersagt.
(3) Hinweisgeber:innen („Whistleblower“) werden nicht benachteiligt. Diese
wenden sich (auch anonym) an E-Mail: kontakt@polizeifreunde-wien.at.
Vertraulichkeit wird zugesichert.
§8 Interessenkonflikte
(1) Funktionsträger:innen haben persönliche
oder wirtschaftliche Interessen offenzulegen.
(2) Betroffene Personen haben sich bei entsprechenden Entscheidungen zu
enthalten.
§9 Datenschutz
(1) Der Verein verpflichtet sich zur
Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
(2) Personenbezogene Daten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden.
Grundlage dafür ist die von jedem Mitglied zu unterzeichnende und dauerhaft
archivierte, vereinsinterne
„Einwilligungserklärung gemäß Art. 4 Z 11 und Art. 7
DSGVO zur Verarbeitung personenbezogener Daten“.
§10 Dokumentation und Archivierung
(1) Alle wesentlichen Entscheidungen und
Unterlagen sind zu dokumentieren.
(2) Aufbewahrungsfristen sind gem. Abgabenordnung (AO, § 55 Selbstlosigkeit) einzuhalten.
§11 Vergütung und Spesen
(1) Tätigkeiten im Verein erfolgen
ehrenamtlich, sofern nicht anders beschlossen.
(2) Regelmäßige administrative und organisatorische Tätigkeiten werden
gesondert und marktüblich honoriert und können an Dritte ausgelagert werden.
(3) Spesen können nach Verwendungsnachweis ersetzt werden. Über Spesenersätze
entscheidet der Vorstand.
§12 Gleichbehandlung und Ethik
(1) Der Verein bekennt sich zu
Gleichbehandlung und Diversität.
(2) Diskriminierung jeglicher Art ist unzulässig.
§13 Inkrafttreten und Änderungen
(1) Diese Geschäftsordnung tritt mit Beschluss
des Vorstands in Kraft.
(2) Änderungen bedürfen eines Vorstandsbeschlusses sowie der Schriftform.
